Alle Arbeitnehmer sind ohne Rücksicht darauf, ob sie einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben, verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).
Demnach muss die Anzeige regelmäßig am 1. Tag während der ersten Betriebsstunden erfolgen. Die Anzeige kann entfallen, wenn der Arbeitgeber ohnehin die Arbeitsunfähigkeit kennt (z. B. bei einem Betriebsunfall). Die Anzeige kann mündlich, fernmündlich oder schriftlich erfolgen (wenn die Kommunikation mit dem Arbeitgeber per E-Mail oder Messengerdiensten betriebsüblich ist, dann auch über diesen Weg) und kann von einem Familienangehörigen oder sonstigen Dritten vorgenommen werden. Die Krankmeldung muss dem Arbeitgeber, der Personalabteilung oder einer Person, die für die Entgegennahme derartiger Mitteilungen zuständig ist, zugehen. Für den Zugang dieser Mitteilung beim Arbeitgeber ist im Zweifel der Arbeitnehmer darlegungs- und beweispflichtig. Dabei sind die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer anzuzeigen. Die Erkrankung muss nicht genannt werden, es sei denn, sie erfordert ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers, etwa zum Schutz anderer Arbeitnehmer bei einer ansteckenden Erkrankung.
Auch eine Fortsetzungserkrankung muss mitgeteilt werden. Bei wiederholter Verletzung der Anzeigepflicht ist eine ordentliche Kündigung nach vorheriger Abmahnung möglich, in Ausnahmefällen auch eine außerordentliche Kündigung. Entstehen dem Arbeitgeber durch die fehlende Anzeige Schäden, ist der Arbeitnehmer schadensersatzpflichtig. Bei einer Erkrankung von mehr als 3 Kalendertagen hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer spätestens am darauffolgenden Tag vorzulegen (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG). Die ärztliche Bescheinigung kann vom Arbeitgeber ohne besondere Gründe schon früher verlangt werden. Der Arbeitnehmer muss die Kosten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst tragen. Bei längerer Dauer der Erkrankung muss eine neue Bescheinigung vorgelegt werden. Ist der Arbeitnehmer bei Beginn der Erkrankung im Ausland, muss er dies dem Arbeitgeber schnellstmöglich mitteilen. Der Arbeitnehmer hat auch insoweit die Kosten der Übermittlung zu tragen.
