Immer wieder entstehenden Streitigkeiten über den Bestand von (Rest-) Urlaubsansprüchen im Hinblick auf vom Arbeitnehmer nicht genommene Urlaubstage aus dem Vorjahr. In diesem Zusammenhang haben wir Sie bereits in unserem Blog-Beitrag „Ohne Hinweis des Arbeitgebers kein Verfall von Urlaubsansprüchen“ am 17.02.2025 auf unserer Homepage über die Hinweisobliegenheiten von Arbeitgebern informiert.
Hierauf aufbauend möchten wir Ihnen nun einen Überblick zur aktuellen Rechtsprechung in Bezug auf den Verfall von Urlaubsansprüchen im Zusammenhang mit langfristig arbeitsunfähigen Arbeitnehmern geben.
Auch im Falle der Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers stellt sich regelmäßig die Frage, ob der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers erhalten bleibt, der aufgrund von langfristiger Arbeitsunfähigkeit, etwa wegen einer Langzeiterkrankung, nicht in der Lage ist, seinen Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
Sofern der Arbeitnehmer seinen Urlaub aufgrund von langfristiger Arbeitsunfähigkeit auch bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG), nicht nehmen kann, verfällt sein Urlaubsanspruch nach mittlerweile gefestigter Rechtsprechung nicht zu diesem Zeitpunkt. Diese arbeitnehmerfreundliche Betrachtungsweise ermöglicht den Erhalt von Urlaubsansprüchen des Arbeitnehmers, deren Verfall ansonsten ohne sein Verschulden eintreten würde. Gleichwohl ist es nicht die Intention des Gesetzgebers, ein grenzenloses Ansammeln von Urlaubsansprüchen für den Arbeitnehmer zu ermöglichen; der intendierte Erholungseffekt des Urlaubs würde ansonsten unterlaufen. Aus diesem Grund erweitert die Rechtsprechung die Frist für den Verfall des Urlaubsanspruchs auf 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (vgl. BAG – Urteil vom 18.09.2012, 9 AZR 623/10).
Beispielhaft verfallen nach dieser Regelung offene Urlaubsansprüche aus dem Jahr 2024 somit bei langfristiger Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers erst mit Ablauf des 31.03.2026. Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.
Es ist insofern zwischen 2 Konstellationen zu unterscheiden:
- Wenn der Arbeitnehmer zunächst noch über einen Teil des Urlaubsjahres gearbeitet hat und seinen Urlaub zumindest anteilig bis zu seiner Arbeitsunfähigkeit hätte nehmen können, so bestehen weiterhin die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers. Sofern diese Hinweispflichten nicht erfüllt werden, verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers auch nach 15 Monaten nicht (BAG – Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 245/19).
Dies gilt ausnahmsweise nur dann nicht, wenn der Arbeitnehmer so früh arbeitsunfähig wird, dass der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten in dem Urlaubsjahr schlichtweg noch nicht erfüllen konnte (BAG – Urteil vom 31.01.2023, 9 AZR 107/20). - Hiervon ist der Fall zu unterscheiden, dass der Arbeitnehmer durchgängig im Urlaubsjahr erkrankt ist. In diesem Fall kann er den Urlaub ohnehin im jeweiligen Urlaubsjahr nicht nehmen. Die in diesem Jahr entstandenen Urlaubsansprüche verfallen automatisch erst nach 15 Monaten. Dies gilt ausnahmsweise auch ohne Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers, weil der Zweck der Erfüllung der Hinweispflichten (Kenntnis des Arbeitnehmers über seine aktuellen Ansprüche und den drohenden Verfall) ins Leere läuft, solange es dem Arbeitnehmer unmöglich ist, den Urlaub zu nehmen (vgl. BAG – Urteil vom 07.09.2021, 9 AZR 3/21).
Es empfiehlt sich als Arbeitgeber, auch wenn zu befürchten ist, dass ein Arbeitnehmer für den Zeitraum des gesamten Jahres arbeitsunfähig ist, die Hinweisobliegenheiten zu erfüllen. Es kann kaum gesichert vorausgesehen werden, ob eine frühere Genesung des Arbeitnehmers erfolgt. Sofern die Mitwirkungsobliegenheiten vom Arbeitgeber in diesem Fall nicht eingehalten wurden, bleiben jegliche Ansprüche des Arbeitnehmers aus dem Urlaubsjahr erhalten.
Diese beschriebenen Voraussetzungen für den Verfall von Urlaubansprüchen gelten gleichlaufend ebenfalls für den Zusatzurlaub von schwerbehinderten Menschen gemäß § 208 Abs. 1 SGB IX.
Zudem gelten die obigen Ausführungen grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Der Verfall von vertraglichem oder tarifvertraglichem Mehrurlaub bleibt hiervon unberührt und unterliegt den jeweiligen getroffenen Vereinbarungen.
Eine von den obigen Ausführungen abweichende Übertragungsregelung gilt zudem für Urlaubsansprüche, welche vor dem Zeitpunkt des Beginns von Elternzeit gemäß § 17 Abs. 2 BEEG nicht genommen werden konnten. Solche Urlaubsansprüche werden auf das Jahr übertragen, in welchem die Elternzeit beendet wird.
Eine ähnliche Regelung gilt nach § 24 S. 2 MuSchG für Urlaubsansprüche, welche aufgrund eines Beschäftigungsverbotes im Rahmen von Mutterschutz nicht vor dem Beschäftigungsverbot erfüllt werden konnten. Nach Beendigung des Mutterschutzes kann die jeweilige Arbeitnehmerin den Resturlaub im aktuellen oder folgenden Urlaubsjahr in Anspruch nehmen.
Die oben beschriebene, mittlerweile gefestigte Rechtsprechung des BAG ist die konsequente Umsetzung einer Reihe von Entscheidungen des EuGH, welcher sich in den vergangenen Jahren mit Fragestellungen zum Verfall von Urlaubsansprüchen zu befassen hatte. Mit unserer Schilderung möchten wir Ihnen einen praxisnahen Überblick zu Problemkreisen anbieten, welche sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer regelmäßig beschäftigen. Sollten Sie Fragen zu Einzelheiten oder Anliegen zu aktuellen Sachverhalten in diesem Zusammenhang haben, stehen wir jederzeit für Sie zur Verfügung.
Praxishinweis für Arbeitgeber
Um als Arbeitgeber im Hinblick auf die Erfüllung Ihrer Mitwirkungsobliegenheiten auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir, jeden Arbeitnehmer einzeln, individualisiert und konkret auf seine aktuellen Urlaubsansprüche sowie deren Verfall hinzuweisen. Rein vorsorglich empfehlen wir diese Vorgehensweise auch, wenn die Möglichkeit besteht, dass ein Mitarbeiter für den Zeitraum des gesamten Urlaubsjahres arbeitsunfähig ist. Im besten Falle geschieht dies bereits zu Beginn des Kalenderjahres und erneut zu Beginn des dritten Quartals. Ein solcher individualisierter Hinweis kann beispielsweise gemeinsam mit der Lohnabrechnung des Mitarbeiters erfolgen.
Ein besonderes Augenmerk ist zudem auf Mitarbeiter zu legen, welche in der zweiten Jahreshälfte neu eingestellt werden. Für diese entsteht ein anteiliger Urlaubsanspruch. Auf den Verfall dieses anteiligen Urlaubsanspruchs muss ebenfalls hingewiesen werden und der Mitarbeiter muss aufgefordert werden, seinen Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
Sollten Sie Unterstützung im Hinblick auf konkrete Formulierungen oder Vorgehensweisen benötigen, stehen wir Ihnen auch hierfür gerne zur Verfügung.
Ein Beitrag von Justus Höll, Rechtsanwalt.