Aktualisiert im September 2026: Die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit besteht unverändert aufgrund der Rechtsprechung von Bundesarbeitsgericht und Europäischem Gerichtshof. Eine gesetzliche Regelung im Arbeitszeitgesetz gibt es weiterhin nicht. Zum aktuellen Reformvorhaben und den darin vorgesehenen Pflichten haben wir einen gesonderten Beitrag: Abschied vom 8-Stunden-Tag? Was der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz wirklich vorsieht.
In vielen Pressemeldungen wurde bereits auf die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (im Folgenden: BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hingewiesen, in der das BAG feststellte, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Grundlage hierfür sind die Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), die den Arbeitgeber verpflichten, entsprechende Maßnahmen zur Einhaltung des Arbeitsschutzes zu ergreifen. Teil des Arbeitsschutzes sind auch die Vorgaben, die das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht. Arbeitszeiten sind daher nach der Auffassung des BAG, das sich hier auch europarechtlichen Vorgaben und einer Entscheidung des europäischen Gerichtshofs anschließt, zu erfassen.
Die Veröffentlichung sorgte für eine große Verunsicherung bei vielen Arbeitgebern, insbesondere auch bei kleineren Betrieben, in denen vertrauensvoll zusammengearbeitet wurde und wird, man verzichtet daher bislang auf eine besondere Zeiterfassung. Aber auch bei Führungskräften und leitenden Angestellten hat man die Arbeitszeit in das Vertrauen der Mitarbeiter gestellt (Vertrauensarbeitszeit) und damit auf eine gesonderte Aufzeichnung der Arbeitszeiten verzichtet.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat seit der Entscheidung des BAG zwei Anläufe zu einer gesetzlichen Regelung unternommen: einen Referentenentwurf im April 2023, der im Gesetzgebungsverfahren scheiterte, und einen weiteren im Juni 2026. Verabschiedet ist bislang keiner von beiden. Arbeitgeber sollten deshalb nicht auf eine gesetzliche Klarstellung warten. Nach der Entscheidung des BAG besteht die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten bereits jetzt.
Bei allen Formen der Zeiterfassung sind jedoch die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten, da Arbeitszeiten personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales sieht auch keinen Widerspruch zwischen einer eventuell vereinbarten Vertrauensarbeitszeit und der Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Vertrauensarbeitszeit ist bezogen auf die Lage und den Umfang der zu erbringenden Arbeitszeiten, nicht jedoch auf die dann immer noch mögliche Aufzeichnung der konkret geleisteten Arbeitszeiten.
Das Arbeitsschutzgesetz, aus dem das BAG die Erfassungspflicht ableitet, gilt auch für leitende Angestellte. Ob deren Arbeitszeiten daher ebenfalls zu erfassen sind, war lange umstritten, weil § 18 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) diesen Personenkreis vom Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausnimmt. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 beantwortet die Frage für die geplante Neuregelung: Die dort vorgesehene Erfassungspflicht soll für leitende Angestellte gerade nicht gelten. Solange keine gesetzliche Regelung in Kraft ist, bleibt die Frage allerdings offen. Unternehmen mit einer größeren Zahl von Führungskräften sollten im Einzelfall prüfen lassen, wer überhaupt leitender Angestellter im Rechtssinne ist – die Bezeichnung im Arbeitsvertrag genügt dafür nicht.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch für die Arbeit im Homeoffice und für mobiles Arbeiten. Der Arbeitgeber kann und darf die Erfassung auf die Arbeitnehmer delegieren, muss diese also bei einer beispielsweisen Aufzeichnung in Papier- oder Tabellenform nicht selbst durchführen. Er ist aber zur Überwachung und zur regelmäßigen Kontrolle verpflichtet.
Welche Sanktionen drohen bei fehlender Zeiterfassung?
Das Arbeitsschutzgesetz sieht für den Verstoß gegen die vom BAG hergeleitete Erfassungspflicht keine unmittelbare Geldbuße vor. Die zuständige Arbeitsschutzbehörde kann den Arbeitgeber jedoch nach § 22 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zur Einführung eines Erfassungssystems auffordern. Wird eine solche Anordnung nicht befolgt, droht nach § 25 ArbSchG ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro, das bei fortdauerndem Verstoß auch mehrfach festgesetzt werden kann. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht darüber hinaus vor, die Erfassungspflicht selbst erstmals unmittelbar bußgeldbewehrt auszugestalten.
Praktisch bedeutsamer als das Bußgeld ist häufig die prozessuale Folge: Fehlen Aufzeichnungen, kann sich das im Überstundenprozess zulasten des Arbeitgebers auswirken, weil er den Vortrag des Arbeitnehmers zur geleisteten Arbeitszeit nicht substantiiert bestreiten kann.
Führt die Aufzeichnung der Arbeitszeiten automatisch zu einer Vergütungspflicht der aufgezeichneten Arbeitszeiten?
Es ist zu beachten, dass es sich bei den Themen des Arbeitszeitgesetzes und der Einhaltung des Arbeitsschutzes um reine Schutzmaßnahmen zugunsten der Gesundheit der Arbeitnehmer handelt und dass die daraus resultierende Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten keinen Automatismus im Hinblick auf eine Vergütungspflicht auslöst. Arbeitsschutz und arbeitsrechtliche Vergütung von Arbeitszeiten sind auseinanderzuhalten.
Auch bei Aufzeichnung der Arbeitszeiten bleibt es bei den bisherigen arbeitsrechtlichen Grundsätzen, dass nicht jede aufgezeichnete Arbeitsstunde zu einer vergütungspflichtigen Arbeitsstunde wird. Es besteht nach wie vor die vergütungsrechtliche Voraussetzung, dass Mehrarbeit bzw. Überstunden (das sind die über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus geleisteten Zeiten) nur dann zu einer Vergütungspflicht führen, wenn diese Mehrarbeit ausdrücklich vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder aus dringenden betrieblichen Erfordernissen notwendig war. Für diese Voraussetzungen der Vergütungspflicht von Mehrarbeit/Überstunden bleibt also der Arbeitnehmer darlegungs- und beweisbelastet. Der Arbeitnehmer muss also die oben genannten Voraussetzungen, die zu einer Vergütungspflicht führen, im Streitfall beweisen. Die aufgezeichneten Überstunden können hierfür jedoch ein erstes Indiz sein.
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereits nach geltendem Recht. Sie folgt aus § 3 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit den Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie. Ein eigenes Gesetz zur Ausgestaltung gibt es bislang nicht.
Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?
Nach geltendem Recht nicht. Zulässig ist auch die Erfassung auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht dagegen grundsätzlich eine elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen vor. Solange dieser Entwurf nicht in Kraft ist, bleibt die Form frei wählbar.
Welche Zeiten sind aufzuzeichnen?
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen. Die Aufzeichnung muss die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz nachvollziehbar machen.
Kann der Arbeitgeber die Erfassung an die Beschäftigten delegieren?
Ja. Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnung nicht selbst vornehmen, sondern kann sie den Beschäftigten oder Vorgesetzten übertragen. Die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Arbeitgeber, ebenso die Pflicht zur regelmäßigen Kontrolle.
Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin zulässig?
Ja. Vertrauensarbeitszeit betrifft die Lage und Verteilung der Arbeitszeit, nicht die Frage ihrer Aufzeichnung. Beides lässt sich verbinden, solange der Arbeitgeber sicherstellt, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden.
Führt die Aufzeichnung automatisch zur Vergütungspflicht?
Nein. Arbeitsschutz und Vergütung sind zu trennen. Überstunden sind nur zu vergüten, wenn sie angeordnet, gebilligt, geduldet oder betrieblich notwendig waren. Die Darlegungs- und Beweislast dafür trägt der Arbeitnehmer. Die Aufzeichnungen können jedoch ein Indiz sein.
Für weitergehende Informationen zum Thema „Arbeitszeiterfassung“ sowie auch für die notwendige konkrete Ausgestaltung der Zeiterfassung in Ihrem Betrieb oder für die Hilfe bei der Beteiligung des Betriebsrates stehen wir, die Rechtsanwälte Wagner + Gräf, Ihnen gerne zur Verfügung.
